Navigieren auf den Wellen der digitalen Transformation

Fred. Olsen, S.A., ein führender Anbieter von Dienstleistungen im maritimen Bereich, ist bekannt für seinen innovativen Ansatz und sein unermüdliches Engagement für Qualität. Als Herzstück der kanarischen Verbindungen zwischen den Inseln betreiben sie 5 Schifffahrtslinien auf dem gesamten Archipel und befördern jedes Jahr über 3 Millionen Passagiere, 60.000 Haustiere, 1 Million Autos und 100.000 Frachtfahrzeuge.

Mit einer Geschichte, die bis ins Jahr 1904 zurückreicht, hat das Unternehmen immer wieder seine Anpassungsfähigkeit unter Beweis gestellt. Es hat sich reibungslos mit den wechselnden Gezeiten entwickelt und ist gleichzeitig seinem Engagement für den Umweltschutz und eine nachhaltige Zukunft treu geblieben. Sie glauben, dass Fred nur durch eine "Null-Papier"-Politik Erfolg haben kann. Olsen vermeidet den Ausstoß von 4 Tonnen Kohlendioxid, den Verbrauch von etwa 50.000 Litern Wasser und das Fällen von 55 Bäumen pro Jahr.

Doch selbst für diesen erfahrenen Navigator stellt das Diagramm über das digitale Zeitalter eine Reihe von Herausforderungen dar.

Fred. Olsen Express. Bild mit freundlicher Genehmigung - Javier, Beschaffung und technischer Leiter, Fred. Olsen, S.A.

Herausforderungen

Javier Padron Rufino, der Leiter für Beschaffung und Technologie bei Fred. Olsen, S.A., stand vor 2 großen Herausforderungen, die das reibungslose Funktionieren des Unternehmens beeinträchtigten. Der erste Grund waren die hohen Kosten für die Wartung der Adobe-Suite, die sich als erhebliche finanzielle Belastung für die Ressourcen des Unternehmens erwiesen. Die zweite Herausforderung war die starre Softwarelizenzierung, da ihre vorherige Software nur monatliche oder jährliche Optionen bot.

Diese Starrheit war unvereinbar mit den Bedürfnissen von Fred. Olsen, S.A., ein Unternehmen, das eine kostengünstige Lösung benötigte, die eine flexiblere, unbefristete Lizenzierung bot. "Hohe Softwarekosten und restriktive Lizenzierungsmodelle hemmten unsere Effizienz und unser Wachstum", erklärt Javier.

Diese Herausforderungen wurden zusätzlich komplexer, als das Unternehmen beschloss, noch vor der Einführung von Covid-19 papierlose Initiativen umzusetzen. "Wir haben eine Menge Papier verwendet, was weder effizient noch nachhaltig war. Wir brauchten eine Lösung, die nicht nur den Arbeitsprozess beschleunigt, sondern auch eine wirtschaftlichere Nutzung der Ressourcen ermöglicht." Dieser Schritt in Richtung Digitalisierung brachte eine Reihe von Hürden mit sich, darunter die Notwendigkeit einer zuverlässigen und effizienten Methode zur Digitalisierung vorhandener Papierdokumente und zur effektiven Verwaltung neuer digitaler Dateien. Mit Wondershare PDFelement haben sie schließlich die Antwort gefunden.

Lösungen

Angesichts dieser Herausforderungen entdeckte Javier bei einer Online-Suche eine Lösung: Wondershare PDFelement. Die erschwingliche Preisstruktur von PDFelement und die Option der unbefristeten Lizenzierung machten es zu einer attraktiven Wahl für Fred. Olsen, S.A. Inzwischen nutzt jede Abteilung des Unternehmens - von der Finanzabteilung über die Technik bis hin zur Verwaltung - PDFelement für ihre täglichen Aufgaben. Die Häufigkeit der Nutzung variierte zwischen den einzelnen Mitarbeitern, je nach ihren individuellen Bedürfnissen und Aufgaben.

Die Funktionen, die am meisten hervorstachen, waren die Optionen "Konvertieren" und "Bearbeiten". Diese werden im gesamten Unternehmen für die tägliche Dateiverarbeitung eingesetzt. Mit der "Konvertieren" Funktion können Sie zum Beispiel verschiedene Dateiformate in PDFs umwandeln, was die gemeinsame Nutzung und Speicherung erleichtert. Die "Bearbeiten" Funktion hingegen gibt den Benutzern die Flexibilität, Änderungen an PDF-Dateien vorzunehmen, die sie benötigen, um ihre Produktivität und Effizienz zu steigern.

Die überwiegende Mehrheit, etwa 90 % der Benutzer, stützt sich stark auf die Bearbeitungsfunktion. Javier meint: "Die Bearbeitung wird am meisten genutzt. Sie ermöglicht es uns, Formate zu ändern, sowohl auf Seiten- als auch auf Textebene."

Ein spezielles Szenario, in dem sich PDFelement als besonders vorteilhaft erwiesen hat, ist die Rechnungsverarbeitung. Sie können jetzt alle Papierrechnungen scannen und sie dann digital an die einzelnen Abteilungen weiterleiten. Dieser digitale Workflow rationalisiert nicht nur den Prozess, sondern unterstützt auch das Engagement des Unternehmens für Nachhaltigkeit, da kein Papier mehr benötigt wird und der CO2-Fußabdruck des Unternehmens reduziert wird.

Ergebnisse

Die Umstellung auf PDFelement führte zu erheblichen Kosteneinsparungen für Fred. Olsen, S.A., was mit Javiers persönlichem Karriereziel der finanziellen Umsicht übereinstimmt. Aber die Vorteile gehen über die Bilanz hinaus. Die Mitarbeiter stellten fest, dass sie die gleichen Aufgaben wie mit Adobe Acrobat erledigen konnten und mit PDFelement sogar noch besser. Der Übergang verlief reibungslos und das Team hat sich schnell an die neue Software gewöhnt, was auf die benutzerfreundliche Oberfläche und Funktionalität zurückzuführen ist.

Zusätzlich zu den Kosteneinsparungen und der betrieblichen Effizienz konnte PDFelement auch beim Kundenservice punkten. Javiers Erfahrung mit PDFelement war überwältigend positiv, er beschrieb es als "Muy muy muy Buena (sehr gut)". Er schätzte die Möglichkeit, direkt mit dem Hersteller in seiner Muttersprache, Spanisch, zu kommunizieren. Außerdem hob er den hervorragenden Vertriebs- und technischen Support hervor, den er erhielt und der in krassem Gegensatz zu seinem früheren Vertrauen in die öffentliche Hotline von Adobe stand.

Fred. Olsen, S.A.'s Weg von Papier zu Pixeln, mit PDFelement als wichtigem Verbündeten, ist ein überzeugendes Beispiel für die transformative Kraft der Technologie.

Ihre Story dient als leuchtendes Beispiel für andere Unternehmen, die sich auf dem oft komplexen Terrain der digitalen Transformation bewegen. Es veranschaulicht, wie Unternehmen durch den Einsatz der richtigen, auf ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnittenen Softwarelösungen die betriebliche Effizienz steigern, die Umweltbelastung verringern und zu einer nachhaltigen Zukunft beitragen können.

Außerdem: Fred. Olsen, S.A.'s erfolgreicher digitaler Wandel unterstreicht das unerschütterliche Engagement des Unternehmens für Nachhaltigkeit, ein Kernwert, der tief in der Unternehmenskultur verankert ist. Während sie weiterhin die digitale See befahren, bleiben sie bereit, neue Standards im Seeverkehr zu setzen.

Durch den Einsatz von Technologie, um das Wachstum anzukurbeln, den Kundenservice zu verbessern und den Umweltschutz zu fördern, hat Fred. Olsen, S.A. wertvolle Einblicke und Inspiration gegeben. Ihre Erfahrungen verdeutlichen das Potenzial, das darin liegt, technologische Lösungen mit Unternehmensstrategien in Einklang zu bringen und zeigen die immensen Möglichkeiten auf, die an der Schnittstelle von Innovation, Effizienz und Nachhaltigkeit liegen.